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Virtuelle Assistenz – Was macht eine Virtuelle Assistenz und wie kann sie Dich am besten unterstützen?

Virtuelle Assistenz – Was macht eine Virtuelle Assistenz und wie kann sie Dich am besten unterstützen?

12. Mai 2024

Was macht eigentlich eine virtuelle Assistenz? Auch liebevoll VA genannt? Und wie kann sie Dich im in Deinem Business unterstützen? So, dass Du mehr Zeit zum Marketing und zum Schreiben hast? Vielleicht kann auch direkt das Marketing übernommen werden?

Darüber habe ich mit den virtuellen Assistentinnen Cordula Leonhardt und Nina von Wichelhaus, den Podcasthost des Podcasts „VA-Happiness“ gesprochen.

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Anja

Herzlich willkommen Cordula, herzlich willkommen Nina im Content-Marketing-Podcast. Schön, dass ihr da seid. Ich freue mich voll. Also heute mal wieder ein Interview mit zwei. Wir müssen mal gucken, wie wir das irgendwie so hinkriegen, aber irgendwie machen wir das schon. Ich denke mal, das ist kein Problem. Ihr beide seid virtuelle Assistentinnen. Erzählt mir doch mal bitte, wie ihr dazu gekommen seid. Vielleicht Cordula, fängst du einmal an.

Cordula

Ja, sehr gerne. Bei mir war das im Jahr 2021. Ich war noch in einer Festanstellung, also sowieso schon über 20 Jahre immer in einem Angestelltenverhältnis, in der Firma dann zehn Jahre und zuletzt dort in der Einkaufsabteilung. Und das hatte mir nicht mehr ganz so viel Freude bereitet. Und ich wollte wieder in den Bereich Assistenz wechseln, aber erst mal im Sinne vom Angestelltenverhältnis, weil ich die virtuelle Assistenz noch gar nicht kannte.

Anja

Ah, okay. Okay.

Cordula

Und weil ich ein Podcast-Hörer bin, ich liebe einfach Podcasts, habe ich einfach, warum auch immer, ins Suchfeld bei Spotify Assistenz eingegeben und kam auf den Podcast Office Geflüster von Julia Theresa Kohl und da ging es plötzlich um die virtuelle Assistenz und es klang alles noch sehr viel schöner als einfach mich als Assistenz zu bewerben, sondern einfach als Selbstständige dieses Business anzubieten für andere. Und dann habe ich meinen Job gekündigt und mein Business aufgebaut.

Anja

Ah ja krass. Und Nina, wie war das bei dir?

Nina

Ja, ich habe da auch so ein, also bei mir war das ähnlich, dass die virtuelle Assistenz quasi in mein Leben kam und ich nicht aktiv danach gesucht habe, sondern irgendwann über den Begriff gestolpert bin und da ich sowieso gerade dabei war, ja, mein Leben quasi neu auszurichten, so ein bisschen beruflich und ja, so ein bisschen danach gesucht habe, lange Zeit vorher, was ich denn machen könnte, aber noch nicht so richtig das Richtige gefunden hatte, habe ich dann irgendwann gedacht, okay, jetzt nimmst du diesen Druck mal raus und hörst mal auf zu suchen. Und dann passierte das, was sehr häufig passiert. Wenn man den Druck rausnimmt, dann kam die virtuelle Assistenz zu mir. Ich weiß gar nicht mehr ganz genau, wo ich es das erste Mal gelesen habe. Dann habe ich angefangen, mich darüber zu informieren, ganz viel recherchiert und wusste ziemlich schnell, okay, das ist das, was ich machen will. Ja, und dann bin ich auch ziemlich schnell losgestartet.

Anja

Krass. Ich glaube, dass vielen HörerInnen gar nicht so klar ist, was virtuelle AssistentInnen denn überhaupt alles machen und wie man mit virtuellen AssistentInnen zusammenarbeiten kann. Ich habe euch ja eingeladen, weil ich denke, dass es echt wahnsinnig wichtig ist, gerade für Solo-Selbstständige da vielleicht auch mal drüber nachzudenken. Ich denke aktuell auch gerade wieder drüber nach. Warum oder was nehmt ihr an Arbeiten ab? Was macht ihr alles für eure KundInnen und was habt ihr überhaupt für KundInnen, Cordula? Ja.

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Cordula

Es ist wirklich so, dass wir virtuellen Assistentinnen alle ein recht unterschiedliches Portfolio haben, was es ja auch so interessant macht, so dass jeder nach seinem Bedarf sich eine virtuelle Assistenz buchen kann. Bei mir ist es wirklich das stupide Backoffice größtenteils, diese trockene Arbeit, das liebe ich sehr, aber auch ein bisschen Podcast Technik oder auch E-Mail Marketing genau und ich habe Kunden aus dem Bereich Sportcoaching, aus dem Bereich Vertrieb habe ich ganz viel, wo ich dann auch viel in der Recherche tätig bin. Dann habe ich auch tatsächlich einen Rechtsanwalt, da bin ich dann wirklich tief in den Excel Listen drin. Ja, also aus den unterschiedlichen Branchen, demnächst starte ich mit einem Elektronikunternehmen, darf dort die Urlaubsvertretung übernehmen im Bereich Bestellwesen und Auftragsabwicklung. Aus dem Bereich komme ich auch, da freue ich mich besonders drauf. Ja, das sind so meine Bereiche und Nina ist da ja nochmal ganz anders aufgestellt.

Anja

Ach krass. Ja. Da bin ich gespannt, Nina. Was ist dein Haupttätigkeitsfeld?

Nina

Also bei Cordula und mir überschneidet sich das Backoffice so ein bisschen, wobei Cordula da noch ein bisschen tiefer in den Excel-Listen steckt als ich. Ich bin dann eher so im Backoffice, vielleicht auch von Online-Shops und so unterwegs und helfe auch Menschen bei diversen Projekten, wenn sie ein Projekt starten wollen, dass ich einfach, ja, was man vielleicht nicht alleine bewerkstelligt bekommt, weil man einfach nur zwei Hände und zwei Augen hat, dann ist es oft hilfreich, wenn man noch jemanden an der Seite hat, der einen dabei unterstützen kann. Ansonsten bin ich breit aufgestellt, ich mache ganz viel Kundenmanagement, Eventmanagement aber auch und auch das E-Mail-Marketing ist in meinem Portfolio. 

Genau, das ist so ein bisschen das, was ich als virtuelle Assistentin hauptsächlich anbiete. Aber wie gesagt, in der Projektbegleitung bin ich auch sehr viel unterwegs und helfe da Menschen einfach bei unterschiedlichsten kleinen Projekten oder größeren Projekten, diese auch umzusetzen.

Mal ist das ein einmaliges Projekt, mal ist das vielleicht ein wiederholbares Projekt. Das ist sehr unterschiedlich. Meine Kunden kommen auch aus den unterschiedlichsten Bereichen. Das muss man grundsätzlich sagen. Eine VA ist quasi ein Freelancer, ein freier Mitarbeiter. Man kann als VA sowohl mit Einzelunternehmern zusammenarbeiten als auch mit Start-ups. Das sind so die beiden Berufsfelder, die ich hauptsächlich betreue. Ich habe aber auch schon mit größeren Unternehmen zusammengearbeitet, aber auch die klassischen KMUs können auf jeden Fall profitieren von der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz. Grundsätzlich ist die Zusammenarbeit mit aller VA, glaube ich, für so gut wie jeden hilfreich, unterstützend und wertvoll.

Anja

Macht ihr auch sowas wie Buchhaltung zum Beispiel oder ist das wieder ein anderer Bereich? Ihr werdet ja öfter gefragt, offensichtlich.

Cordula

Ja. Ja, also das ist tatsächlich etwas, was Nina und ich nicht anbieten, aber was eine mit der meistgefragtesten Dienstleistung ist, ja.

Anja

Also ich habe tatsächlich, ich habe eine virtuelle Buchhalterin, also so nicht eine VA, sondern ich habe eine virtuelle Buchhalterin und ich habe mir das fast gedacht, dass das bei euch nicht mit im Portfolio ist, aber um das so mal so ein bisschen abzugrenzen, aber es gibt sicherlich auch VAs, die das mitmachen. Oder ist es dann immer gleich die Buchhaltung, wie ist da eure Erfahrung?

Nina

Nein, das kann auch auf jeden Fall die vorbereitende Buchhaltung sein. Das kann aber auch das komplette Programm an Buchhaltung sein. Und ja, grundsätzlich muss man mal sagen, dass es über 100 mögliche Dienstleistungen gibt, die man als VA anbieten kann. Also da gibt es wirklich, da findet fast jeder etwas, was er irgendwie ja gerne macht und schon mal gemacht hat und vielleicht auch kann oder wo drin er sich vielleicht weiterbilden möchte. Da ist es ja auch so, dass man viele Bereiche ja vielleicht irgendwann, wenn man als VA startet, erst kennenlernt, wenn man in dieses Online-Business reinstartet und dann erst feststellt, Mensch, das interessiert mich auch, da will ich mich nochmal weiterbilden und dann einfach eine Weiterbildung in der Richtung macht, vielleicht Kurse belegt, wie auch immer. Das war bei Kodola und mir bei uns beiden ja auch so.

Anja

Ah, okay, okay. Und ich sag mal, wie kommt ihr an Kundinnen? Also ich sag mal, das ist ja jetzt auch nicht so ganz einfach. Macht ihr Stumpf-Kalt-Aquise rufbar Unternehmen an? Nein, werdet ihr nicht machen. Also ich weiß das ja auch, aber ich habe euch ja auch online gefunden. Also von daher, weiß ich ja schon so ein bisschen, wie ihr so unterwegs seid. Aber wie gehe ich dir jetzt als virtuelle Assistentin, wie gehe ich vor? Wenn ich jetzt sag so, ah krass, habe ich ja noch nie was von gehört, kann ich mir auch mal überlegen, wie seid ihr dann vorgegangen, um überhaupt euch am Markt bekannt zu machen?

Cordula

Also ich hatte tatsächlich damit gestartet, Firmen erst mal in der Region anzuschreiben und war damit sehr erfolglos. Und dann habe ich halt verstanden, wenn ich im Online-Business sein möchte, muss ich wirklich Social Media machen. Das ist einfach die Plattform, präsent zu werden. Habe es dann mit Instagram versucht, war dort auch erfolglos. Und dann bin ich bei LinkedIn gelandet und das ist wirklich meine Hood.

Also da bin ich sehr aktiv seit zweieinhalb Jahren und meine Methode war wirklich, mir dort ein richtiges Netzwerk aufzubauen. Also auch dort habe ich jetzt nicht einfach Leute angeschrieben, sondern wirklich mir ein Netzwerk aufgebaut, in den Austausch gegangen, viele virtuelle Kaffees getrunken, einfach, dass man sich kennenlernt.

Und mittlerweile habe ich ja auch parallel zu dem Podcast, den Nina und ich zusammen haben, den Bubblecast, wo ich Gäste aus LinkedIn interviewe, meine LinkedIn-Bubble. Und so hat es sich ergeben über die Zeit, dass darüber die Kunden zu mir kommen durch meine Präsenz bei LinkedIn, dass ich angeschrieben werde, dass ich empfohlen werde durch Personen aus meinem Netzwerk und auch Podcastgäste sind meine Kunden geworden. Und natürlich dann durch Bestandskunden, durch Empfehlungen. Also das wird dann mit der Zeit multipliziert, ist sich dann irgendwann zum Glück.

Anja

Und Ina, wie war das bei dir?

Nina

Ja, bei mir war das so, dass ich gestartet bin. Als ich gestartet bin, habe ich einfach allen davon erzählt, was ich jetzt mache. Und so kamen schon die ersten zwei Kunden zu mir, weil irgendjemand irgendjemanden kannte, mal gehört hat, Mensch, der braucht hier oder da Unterstützung. Hier, ich habe einen Bekannten, der hat irgendwie, der ist selbstständig und braucht jemanden, der ihm Rechnungen schreibt und der ihn dabei unterstützt oder in einem Onlineshop mal hilft oder wie auch immer.

So kamen so die ersten Kunden zu mir, aber was Cordula gesagt hat, ist natürlich richtig. Wir haben natürlich ein Online-Business und müssen natürlich online sichtbar sein. Und sagen wir beide ja auch immer wieder, das größte, wichtigste ist einfach ein großes Netzwerk, vernetzen, vernetzen, vernetzen: mit möglichst vielen Leuten sprechen, auf Online- und Offline-Veranstaltungen gehen. Ja, einfach sich bekannt machen, damit die Leute wissen, was tut man, weil Unternehmer sprechen mit anderen Unternehmern, Unternehmerinnen sind in Unternehmerinnen-Netzwerken und jeder kennt irgendjemanden.

Und so ist es einfach, dass man häufig dann einfach auch irgendwann weiterempfohlen wird. Also das ist, ich glaube, meine aktuellen Kunden habe ich fast alle über Empfehlungen bekommen. Ja, ab und an gibt es auch vielleicht mal auf der einen oder anderen Plattform vielleicht eine Ausschreibung oder jemand sucht halt jemanden und dann kann man halt auch direkt darauf reagieren. Aber dass ich jetzt konkret kalte Leads anschreibe, ist eher nicht der Fall.

Anja

Ja, ja, ja. Ja, okay, aber so kalte Leads anschreiben, das ist ja auch, das sehen wir ja auf LinkedIn auch immer wieder, oder auch auf Instagram gibt es das ja auch. Also was da immer für Anfragen kommen. Sie werden inzwischen teilweise qualitativ besser, dann sehe ich so, ah, okay, guck mal.

Also da scheint ein neuer Kurs irgendwie unterwegs zu sein und jetzt also so, wo man dann doch ein bisschen mehr auf Wertschätzung geht. Aber so insgesamt ist es dann jedes Mal so, wo ich denke so, nee, mach das nicht so. Also und nicht beim ersten Mal mit der Tür ins Haus oder auch nicht so durchsichtig, weil ich meine, wir kennen das ja. Wir kennen das ja auch, wenn uns keine Ahnung wo da vorn oder die Telekom anrufen: „Spreche ich mit Frau Anja Niekergen,“ dann denke ich immer gleich, nein, also das erste, was ich denke, so schön, dass ich sie erreiche. Und dann denkst du, nein, also dann habe ich schon das zweite Nein im Kopf. Warum machen Leute das? Also so, das geht doch viel einfacher.

Nina

Ja, ja diese Fragen immer, darf ich dir mal was zu deinem Profil sagen oder sonst was, das ist ja auch, ist ja total, ist ja die falsche Richtung quasi. Denn wir wollen ja, dass Kunden ein gutes Gefühl mit uns verbinden, dass sie ein gutes Gefühl haben, wenn sie mit uns zusammenarbeiten. Wenn ich auf jeden Fall zugehe und sage, du dein Profil sieht aber scheiße aus, soll ich das mal mit dir verbessern, da fühlt er sich ja schon total negativ und dann bekomme ich ja sofort mit einer negativen Message rüber. Das kann ja gar nicht gut werden. Ich frage mich auch immer, wer da draußen solche Sachen predigt. Bitte schreibt wirklich viele Leute an. Ich sage meinen Mantis zum Beispiel auch immer, nehmt euch die Zeit und schaut euch das Profil der Leute wirklich an. Wie viele Nachrichten ich kriege. Ja, was machst du denn so beruflich? Ja, guck doch in mein Profil. Interessiert es dich wirklich

Oder ist das einfach nur eine Floskel? Was soll das denn? Also ja, oder solche Sachen, wo man, ja so allgemeine Fragen, wo man genau weiß, das ist halt copy-paste, ne? Ovi, tolle Idee, wie kommst du immer auf sowas? Hab ich neulich gekriegt. Witzig, ah ja.

Anja

Hm. Auch nicht schlecht.

Nina

Dabei hatte ich irgendwie zwei Storys vorher gerade erzählt, wie ich darauf kam, dass ich da darüber jetzt mal sprechen wollte. Also es zeugt halt immer davon, dass man sich überhaupt nicht mit dem Gegenüber beschäftigt hat. Das ist halt total, ist nicht wertschätzend und darauf habe ich auch keine Lust. Und nee, so gewinnt man glaube ich keine Kunden.

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Anja

Nee, nee, nee. Nee, nee, das stimmt. Also ich hab, ich hab zwischendurch immer mal wieder krieg ich so Sachen, du willst doch auch sicherlich zwei Kilo abnehmen. Und ich antworte da immer, ich antworte da immer drauf, es ist ein Megaspaß und ich schreib immer zurück so, hast du mich grad fett genannt? Danach kommt nichts mehr und poste das dann natürlich auch auf Instagram halt, ne, so weil alles ist ja irgendwie Content und die Leute feiern das total ab. Aber mittlerweile fragt mich keiner mehr. Ich glaube, ich bin in der Bubble schon bekannt. Es ist echt sehr schade, aber naja.

Ich würde gerne nochmal so auf das Thema eingehen, so bei LinkedIn sich vernetzen, weil Cordula, du hattest gesagt, dass das so schrittweise so dein Weg war. Wie bist du da vorgegangen? Weil du wirst ja nicht solche Anfragen geschickt haben, sondern wie vernetzt du dich, wie gehst du vor, um neue Leute zu finden und um dein Netzwerk entsprechend aufzubauen auf LinkedIn?

Cordula

Also bei mir ist es tatsächlich so, dass ich zum einen viel zu viel bei LinkedIn bin. Und auch schon von Anfang an, ich lieb’s einfach. Und ich achte gar nicht so auf Zielgruppe oder es ist ein interessanter Kunde oder Person, sondern ich genieße die Menschen. Also ich guck mir die Posts an, wenn jemand cool schreibt, dann vernetze ich mich und sag vielleicht auch mal, bei deinen Posts krache ich mich immer weg. Und manchmal kommt er zurück, wollen wir mal zoomen oder so.

Aber gar nicht, dass es jetzt ein Kunde werden muss, sondern wirklich Austausch. Also ich kommentiere auch total gern bei Posts. Ich poste selber auch und freue mich über Kommentare und gehe darauf ein. Aber es geht schon eher danach, wie gefallen mir die Menschen? Finde ich den witzig? Finde ich den interessant? Oder finde ich ihn besonders polarisierend? Und ja, dann gehen wir oft in den Austausch. Ganz spannend lade ich zum Podcast gerne auch ein.

Anja

Krass. Okay, also ich finde, das finde ich ja mal einen ganz anderen Ansatz. Weil die meisten sagen dann so, ja, und such dir potenzielle KundInnen, dann kommentierst du unter deren Beiträgen und, und, und. Das finde ich ja auch alles ganz logisch, aber ich habe da auch keinen Bock drauf. Also das ist für mich irgendwie so, oh Gott, und jetzt muss ich wieder fünf Kommentare schreiben und das mache ich auch nicht. Ich gehe auch dahin, wo es mir Spaß macht. Ich vernetze mich auch immer mit allen und ich schreibe, also ich schicke tatsächlich stumpf Vernetzungsanfragen ohne Kommentar, ohne alles und dann gucken wir mal, ja, und dann gucken wir mal, also wohin die Reise geht. Entweder gefällt uns das, was wir dann sehen und dann geht es weiter oder eben auch nicht. Aber dass ich da jetzt groß irgendwie rumtüdel mit Anfragen und hast du nicht gesehen, mache ich nicht. Nina, du nix. Ja.

Nina

Ja, ist ja auch gut, weil die Zielgruppe ergibt sich ja schon alleine aus dem, oder häufig in den meisten Fans zumindest bei uns wie A.C.E. ist es meistens so, es wird bei dir wahrscheinlich auch ähnlich sein, ergibt sich ja daraus, ja mit wem du zusammenarbeiten möchtest. Also und das sind ja meistens Menschen, die dir irgendwie ein bisschen ähnlich sind oder ein ähnliches Interessengebiet haben.

Ich nehme da immer gerne das Beispiel so als Veganer, wenn ich mit meinen Mentis darüber spreche, wenn du Veganerin bist und dein potenzieller Kunde wird nicht gerade das Steakhouse nebenan sein. Da wirst du keinen Bock drauf haben, die auf Social Media oder so zu unterstützen mit irgendwelchen ständigen Posts über Steaks oder so. Das ist ja Quatsch, sondern du wirst dich natürlich mit den Leuten vernetzen.

Mit denen es halt auch Spaß macht, dir Spaß macht, zu sprechen. Und das finde ich ist halt super, super wichtig, gerade auch in unserem Job, weil wir sehr, sehr häufig mit Einzelunternehmern zusammenarbeiten. Und das, was die machen, deren Business ist deren Baby. Und das ist sowieso schon super schwer, super schwierig, für die da Teile oder Dinge abzugeben.

Denn das ist ja deren Leben, das ist deren Business, deren Baby. Und wenn sie mir das Vertrauen schenken und sagen, du kannst einen Teil von meinem Business mit übernehmen, ist ja eine super vertrauensvolle Sache. Und deswegen ist es super wichtig, dass das Vertrauen da ist, dass man in der Zusammenarbeit einfach sich gut versteht. Denn in der Regel ist die Zusammenarbeit ja sehr, sehr eng. Also zumindest bei Cordula und mir ist es so, dass wir auch relativ viele Bestandskunden haben, die wir halt auch langfristig betreuen.

Wenn man jetzt eine Projektarbeit hat, wo ich vielleicht nur eine Webseite erstelle als einmaliges Projekt, mag das ein bisschen anders aussehen, wobei auch da ist es einfach super wertvoll, wenn man sich gut versteht. Das ist eigentlich das A und O eigentlich.

Anja

Naja, klar. Also ich sag mal, meine Web-Programmiererin, wenn wir uns nicht mögen würden, die wird wahnsinnig mit mir werden. Ich komm dann, weiß ich nicht, sonntags abends um 18 Uhr guck ich nochmal auf meine Webseite und denk so, nee, das funktioniert aber nicht.

Und dann schreibe ich auch sofort ein E-Mail. Ich erwarte nicht, dass sie das sofort macht. Aber es muss aus meinem Kopf raus. Und das setzt dann natürlich, manche Leute setzen das unter Druck, dass sie dann gleich arbeiten müssen. Aber wir wissen halt ganz gut, was ist sofort, was nicht. Wenn es sofort sein muss, schreibe ich auch sofort. Ansonsten schreibe ich meistens, ich versuche es zumindest, bei Gelegenheit drunter zu schreiben. Aber das muss man natürlich auch abkönnen.

Aber ich fand ganz interessant eben, Nina, dass du auch gesagt hast, eine Webseite bauen. Machst du sowas auch? Also, weil das ist ja sowas, wo man denkt, so, höh, virtuelle Assistentin, die machen doch in Anführungszeichen nur Excel-Tabellen. Das verstehe ich.

Nina

Nee, wie ich ja vorhin schon sagte, also ich persönlich nicht, ich baue keine Websiten, ich habe meine eigene gebaut, das reicht auch dann. Also es war ein schönes Projekt und ich bin auch froh, dass ich weiß, wie das geht und dass ich das auch selbst machen kann, aber für andere mache ich das nicht. Aber es gibt natürlich Menschen, die da einfach Spaß dran haben und die das als Dienstleistung anbieten. Ich sagte ja vorhin schon, es gibt über 100 mögliche Dienstleistungen. Der Begriff virtuelle Assistenz wird durch dieses Wort Assistenz oft genau damit eben gleichgesetzt, dass man jemandem zuarbeitet und einzig assistiert. Grundsätzlich kann man aber diesen Begriff halt auch mit dem Begriff Freelancer oder freier Mitarbeiter oder wie auch immer gleichsetzen und da geht es wirklich von Webdesign über Blogservice, über Podcastservice, Social Media Management, was auch immer man irgendwie outsourcen kann. Das kann alles eine VA übernehmen und für fast alle Dienstleistungen, die es da draußen gibt, gibt es glaube ich auch virtuelle Assistentinnen.

Anja

Ja, das ist, ich finde das so krass, weil ich höre das auch immer bei anderen PodcasterInnen, die mir dann sagen so, ja, dann gebe ich das zu meiner Assistentin oder zu meinem Assistenten in den Schnitt, die schneiden das dann, wo ich dann immer so denke, wie die schneiden das.

Die waren doch gar nicht beim Interview dabei. Du weißt doch gar nicht, was schneiden die denn raus? Wie wissen die das denn? Und das fasziniert mich total, so was zu machen. Oder, also, dass Leute so was machen. Auf der anderen Seite denke ich so, naja, komm, wenn ich ein Interview geschickt kriegen würde, würde ich das auch schneiden können. Also, wenn man weiß, wie geschnitten wird und wenn man weiß, was der andere will. Klar geht das auch. Cordula, ich würde… Ach so. Ja. Ja, stimmt.

Nina

Genau, viele sind da vielleicht auch gar nicht so technikaffin. Also gerade das Thema Coaches oder andere Einzelunternehmer, die vielleicht als Trainer oder so unterwegs sind, die müssten sich ja jetzt erst tief in diese Technik einarbeiten. Also ich persönlich weiß auch nicht, wie das geht. Bei uns im Podcast macht das zum Glück die Cordula.

Da bin ich sehr froh, weil das ist überhaupt nicht in meinem Portfolio. Ich müsste mich total intensiv da einarbeiten. Und wenn man da mal schaut, wie lange das dauern würde, bis man sich das angeeignet hat, wirklich für seinen eigenen Podcast, anstatt das einfach outzusourcen, ja, da macht das einfach häufig einfach Sinn zu sagen, okay, die Technik, das übernimmst du mal. Und so ist es auch beim E-Mail-Marketing zum Beispiel. Viele wollen ja ein Newsletter haben, kommen aber nicht in die Umsetzung, weil sie einfach die Technik dahinter scheuen. Und wenn du dann jemanden, die an die Seite holst, der einfach sich damit auskennt, der genau weiß, welche Knöpfe man drücken muss und vielleicht auch noch ein bisschen dir einen Hinweis gibt, welche Strategie man jetzt fahren könnte, anstatt einfach nur jede Woche ein Newsletter, irgendwas rauszuschicken, dann ist das natürlich eine gute Unterstützung.

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Anja

Ja, auf jeden Fall. Also E-Mail-Marketing ist echt ein gutes Beispiel. Also ich bin am Anfang, bin ich wahnsinnig geworden, bis ich das rausgefunden habe, wie es geht. Wenn man es einmal kann, dann ist es natürlich einfach. Also jetzt ist es für mich echt easy peasy. Aber auch bitte nichts Neues. Also es darf jetzt auch keine technische Veränderung kommen, weil sonst raste ich aus. Das geht gar nicht. Naja, das stimmt.

Cordula, du hattest eben gesagt, dass du im Backoffice viel unterwegs bist, also klassisches Backoffice, viel Excel-Tabellen. Was muss ich mir darunter vorstellen? Ich habe null Vorstellung, was das sein könnte.

Cordula

Also zum einen für den Bereich Vertrieb, da habe ich ein paar, da mache ich halt wirklich Kontaktrecherche, also Leads raussuchen und da pflege ich deren Kontakte-Liste oder auch dann fürs E-Mail-Marketing, dass ich dort die neuen Kontakte hochlade, also auch da das Technische, aber aus den Listen heraus.

Dann zum Beispiel für den Rechtsanwalt, da sind wir im Bereich Nachlassabwicklung, also alles, was mit Erben zu tun hat. Und dann mache ich die ganze Kontoaufdröselung in Excel, die ganzen Einnahmen und Ausgaben und schicke dann die aufgearbeiteten Listen raus. Also das sind so die trockensten Sachen, die ich mache, würde ich sagen. Oder halt auch für irgendwelche Unternehmen neue Daten ins CRM einfliegen. Ja.

Anja

Ah, okay, also so diese klassische CRM-Arbeit, das ist so das, was du unter diesen Excel-Listen verstehst. Okay, also das kann ich einigermaßen nachvollziehen. Ich habe nämlich also zu meiner Zeit, als ich noch Führungskräftecoachin war, da habe ich auch ein CRM-System gepflegt, so wann die Termine sind, wann ich wen angeschrieben habe, so wann der nächste Kontakt ist und das nimmt schon sehr, sehr viel Zeit in Anspruch und das wäre dann so was, was du sozusagen übernimmst.

Wenn man euch beide buchen will oder wenn man euch beide sucht, wie findet man euch denn? Also mal abgesehen von LinkedIn. Nina, wo bist du denn unterwegs? Bist du auch auf LinkedIn oder bist du irgendwo anders auf Social Media unterwegs? Okay.

Nina

Ja, ich bin auch auf LinkedIn, aber auch relativ viel auf Instagram. Ich bespiele da beide Kanäle, mache mir einfach beide Spaß. Das ist phasenweise etwas unterschiedlich. Manchmal bin ich mehr auf Instagram eine Weile, dann bin ich mal wieder mehr auf LinkedIn unterwegs. Ganz so viel wie Cordula bin ich auf jeden Fall nicht auf LinkedIn. Aber wenn man mich anschreibt dort oder sich mit mir vernetzen will, dann findet man mich auf jeden Fall und dann antworte ich auch in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Also ansonsten Instagram und natürlich die Webseite.

Anja

Ja, okay. Ich fand das ganz, also ich fand es ganz lustig. Jaja, also ich fand das ganz lustig, weil Cordula sagte vorhin, also sie hat dann mal mit Instagram versucht und es war maximal erfolglos, das scheint bei dir dann ja anders zu sein. Also was ist bei dir bei Instagram anders? Also und was gefällt dir da besser? Warum ist das so dein Zugang?

Nina

Ich glaube, bei Instagram erreiche ich viel mehr die Leute. Ich bin ja nicht nur virtuelle Assistentin, sondern ich bin ja auch Mentorin für virtuelle Assistenz. Also ich unterstütze auch andere Menschen dabei, selbst zum einen in die virtuelle Assistenz zu starten, aber auch ihr Business in der virtuellen Assistenz währenddessen einfach weiter aus- und aufzubauen. Und diese Menschen erreiche ich halt viel, viel mehr auf Instagram. Und als virtuelle Assistentin, ja, bin ich auf LinkedIn eher erfolgreich damit, dass ich mich mit Menschen vernetze, die mich eher als Dienstleisterin buchen würden. Ja.

Anja

Ich finde das mega interessant, weil ich bin ja immer diejenige, die sagt Zielgruppenanalyse, Zielgruppenanalyse, Zielgruppenanalyse und geht bitte dahin, wo eure Zielgruppe ist und auch das sucht, was ihr anbietet. Weil ich kann natürlich, keine Ahnung, ich kann als Ernährungsberaterin kann ich natürlich oder ja, als Ernährungsberaterin kann ich auf LinkedIn unterwegs sein, wird aber ein Stück weit schwierig. Kann man machen, aber auf Instagram wäre es viel einfacher, oder so Pinterest zu bedienen.

Und das finde ich ganz interessant, dass du eben beide Kanäle aber eher für unterschiedliche Zielgruppen bespielst. Das finde ich echt mega spannend. Cordula, wo findet man dich außer auf LinkedIn? Auf LinkedIn offensichtlich viel.

Cordula

Ja, also auf LinkedIn sehr viel. Und eine Website habe ich auch und ja, dann vielleicht noch bei Spotify durch meinen Podcast, aber ich bin schon sehr LinkedIn-lastig, das stimmt. Und ich finde auch gut, dass du das nochmal mit der Zielgruppe angesprochen hast. Das klang vorhin bei mir so, lax, ach Zielgruppe, egal, mit jeden vernetzen und schreiben. Aber natürlich ganz wichtig, das wirst du bestätigen, natürlich muss das eigene Profil und der Content komplett auf die Zielgruppe ausgerichtet sein. Also nur beim vernetzen kann man da ein bisschen entspannter war das Thema richtiges Netzwerk, aber es heißt jetzt nicht, dass ich bei LinkedIn einfach nur jeden Tag mein Frühstück poste und darüber Kunden bekomme. Ja.

Anja

Ja, aber das finde ich ganz cool, dass du da nochmal einhackst. Was sind denn so die Punkte, wo du sagst so, okay, da sollte man auf LinkedIn auf jeden Fall drauf achten, da sollte man seine Hausaufgaben gemacht haben?

Cordula

Also mit das Allerwichtigste finde ich, dass im Profil nicht nur virtuelle Assistenz steht, weil wie wir gehört haben, gibt es über 100 Dienstleistungen, sondern schon konkret Dienstleistungen. Also man muss wirklich stehen Backoffice oder Podcastschnitt oder E-Mail-Marketing, damit wenn Personen dafür eine virtuelle Assistenz suchen, auch ganz schnell draufkommen.

Ich denke, wichtig ist auch, dass die Infobox gut mit Informationen gefüllt ist, damit sich Personen, die eine virtuelle Assistenz suchen, schnell sehen können. Bietet diese VA das an, was ich auch wirklich gerade suche, damit man nicht erst mit jeder einen Talk führen muss.

Und ja, was immer wichtig ist, ist natürlich ein gutes Profilbild, denke ich. Vielleicht schon eine nette Info durch den Banner, dass man sieht, in welche Richtung geht es. Bei mir ist halt extra ganz blau und ganz viel Büro und trocken. Da sieht man schon gleich, dass ich vielleicht nicht die richtige Ansprechpartnerin für Social Media bin, sondern mehr wirklich für Bürokram und vielleicht auch ein Profilslogan, dass es sich schon ein bisschen widerspiegelt. Ich denke, dass beim ersten Eindruck, man weiß, okay, das ist für den Bereich DBA.

Anja

Ja, also es gilt ja im Grunde für alle, aber ich finde das ganz gut, das in diesem Zusammenhang jetzt auf jeden Fall noch mal zu hören. Ich hatte jetzt gerade eine Frage noch an Nina im Kopf und die ist mir, warum ist mir die jetzt wieder entfallen? Ah, verdammte Entzucht, das kann doch nicht wahr sein. Wo ist die Frage geblieben? Ja, wahrscheinlich.

Doch, jetzt weiß ich es wieder. Und zwar, was wäre so euer Take dafür, warum sollte ich mir als Solo-Selbstständige oder auch als kleines Unternehmen, warum macht eine virtuelle Assistentin, warum macht das für mich Sinn? Wann oder ab wann rechnet sich das für mich?

Nina

Ach so, ich dachte, Kodula antwortet. Jetzt habe ich schön gewartet. Ja, also ich würde sagen, es macht auf jeden Fall Sinn, wenn du merkst, dass du nicht mehr alles alleine schaffst. Also da fängt es schon an, aber es ist vielleicht noch nicht unbedingt sinnvoll, jemanden fest einzustellen. Außerdem ist es natürlich so, dass so eine virtuelle Assistenz, zumindest bei uns beiden ist es so und auch bei vielen anderen da draußen, kann dich vielleicht nicht nur in einem Punkt unterstützen, sondern auch vielleicht in mehreren Punkten, was auch immer eine schöne Sache ist. Aber es ist meistens auch für die Gebiete, eigentlich immer für die Gebiete, die sie anbietet, auch eine Expertin, also kennt sich da gut aus. Und ja, du brauchst sie ja zwar vielleicht ein Stück weit einarbeiten, aber häufig kommen wir VAs auch schon selbst mit Lösungsvorschlägen um die Ecke, gerade wenn du vielleicht nicht mehr so richtig weißt.

Okay, wie soll ich jetzt das nächste größere Projekt angehen? Ich kann nicht tausend Sachen gleichzeitig machen. Ich habe auch noch, ja, vielleicht meine Klienten zu betreuen und sonst was. Ich kann vielleicht meinen, ich kriege es nicht hin, jeden Woche mein Newsletter zu schreiben oder, ja, ich kann mir den Podcastschnitt einfach nicht aneignen, was auch immer. Das sind alles Punkte, wo man sagt, okay, das kann ich jetzt mal auslagern. Macht auch Sinn im Gegenzug zu einer Festangestellten zum Beispiel oder einem Festangestellten,

Du bezahlst halt wirklich nur die Arbeitsleistung, also entweder die Zeit oder das Projekt, den Projektpreis für etwas halt. Du hast keine Probleme mit Urlaubsgeld oder Krankengeld. All solche Dinge fallen natürlich weg. Keine Lohnnebenkosten, die natürlich auch nicht zu verachten sind.

Und du bindest dich halt nicht auf Ewigkeiten. Also klar hat man mit einer Angestellten auch irgendwie vier Wochen Kündigungsfrist in der Regel am Anfang, aber es ist ja schon relativ großer Aufwand und so kann man halt die Zusammenarbeit vielleicht auch erstmal vier Wochen testen und mal gucken, wie funktioniert das denn, wie kann ich, wie gut bin ich denn auch darin, Dinge abzugeben. Auch das darf ja gelernt werden.

Und ja, so kann man sich da auch anfangen mit wenigen Stunden und das einfach größer aufbauen. Ich glaube, das haben wir auch beide schon erlebt, Cordula und ich, dass wir mit Kunden einfach mit einem kleinen Stundensatz angefangen haben, dass die gesagt haben, okay, ich möchte mal eine Kleinigkeit hier auslagern, das kriege ich nicht mehr alleine hin.

Und dann einfach mit der Zeit gemerkt haben, boah, das ist so eine Entlastung. Ich kann in der Zeit einfach so viel Besseres, anderes machen. Ich kann endlich mal wieder mit meiner Familie frühstücken und muss nicht immer sofort am Rechner sitzen. Ich kann vielleicht mal wieder Urlaub machen. Ich kann vielleicht endlich mal wieder zum Sport gehen, weil einfach, ich weiß, die Dinge, die wichtig sind, laufen, weil das einfach jemand anderes für mich übernimmt.

Anja

Ja, das ist ein guter Hinweis. Ich finde vor allen Dingen den Teil wahnsinnig gut zu sagen, ach ja, guck mal, für eine Festangestellte reicht auch die Arbeit gar nicht, da lohnt sich das nicht. Oder auch Minijob wäre auch zu viel zu sagen, ja komm, dann machen wir das halt mal irgendwie zwei, drei Stunden die Woche.

Und dann gucken wir mal, ob das mir hilft, ob wir uns verstehen. Und so gegebenenfalls können es dann ja auch noch ein paar Stunden mehr werden. Ab wie viel Stunden ist es denn üblich, sag ich mal, eine virtuelle Assistentin zu engagieren? Also, weil für eine Stunde denke ich mir immer so, hm, lohnt sich das? Oder ist es eher so eine Geschichte, ja, komm, so ab drei bis fünf Stunden machen wir das?

Cordula

Also ich habe tatsächlich Kunden, die in manchen Monaten nur eine Stunde oder zwei mit mir haben, ja. Und dann haben sie aber in anderen Monaten teilweise auch mal 10 oder 20 oder 30, also auch je nach ihrer Auftragslage. Ich organisiere mich da, bin da auch recht flexibel. Aber es kommen auch Monate vor, wo es mal nur eine Stunde ist oder auch mal, ich hatte auch schon mal, dass es 30 Minuten waren.

Nina

Ja, kann ich nur bestätigen.

Anja

Und geht ihr dann so vor, dass ihr sozusagen einen Paketpreis macht oder wie ist das vertraglich geregelt? Wird das dann immer wieder neu gebucht oder wie macht ihr das vertraglich?

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Nina

Es unterschiedlich kommt ein bisschen auf die Dienstleistung an. Ich habe tatsächlich noch einige wenige Dienstleistungen, die ich auf Stundenbasis abrechne. Ganz einfach, weil sich das anders schlecht händeln lässt und das auch für beide Seiten völlig in Ordnung ist. Ich habe aber auch Dienstleistungen, zum Beispiel ist das im E-Mail-Marketing relativ üblich, dass man ein Paket bucht, ich sag mal mit zwei Newslettern im Monat und das und das und das gehört noch dazu. Dieses ganze Drumherum vielleicht, das wird genau abgesteckt im Angebot und kostet Summe X und dann weiß der Kunde genau, okay, das bekomme ich jeden Monat geliefert und das kostet mich Summe X. Und anders ist es zum Beispiel häufig auch im Kundenmanagement, da kann man auch, man kann auch im Kundenmanagement natürlich so einen festen Satz vereinbaren.

Und dann muss man ständig die Zeit checken, das ist auch völlig in Ordnung. Aber es gibt natürlich auch gerade im Kundensupport den Fall, dass man einfach die Zeit trackt, indem man den Kundensupport bedient und dann am Ende des Monats einfach die Rechnung schickt. Da kann man das unterschiedlich, das ist je nach Kunden ein bisschen unterschiedlich, man kann sich einigen darauf, dass man sagt, das ist meine, das der Kunde sagt, das ist meine maximale Anzahl an Stunden, die ich gerne von ihr hätte. Und man sagt einfach in der Mitte des Monats oder wenn die Hälfte der Stunden rum ist, einmal kurz Bescheid, pass auf, wir sind jetzt hier bei Stunden so und so viel und die anderen sind jetzt noch offen, was sollen wir machen? Und ja, so ist man halt auch, man ist ja die ganze Zeit im Austausch mit dem Kunden.

Anja

Ja, das finde ich ganz interessant. Mit meiner Programmiererin habe ich das auch. Wir haben einmal einen Jahresvertrag, da sind so und so viele Stunden drin und wenn ich drüber komme, dann muss ich halt mehr bezahlen. Also relativ einfach geregelt. Im Grunde ist das bei euch auch so, oder?

Nina

Genau. Ja.

Cordula

Also ich habe für Dienstleistungen wie Podcasttechnik und E-Mail Marketing Pauschalen, aber bei allen anderen Sachen im Backoffice habe ich wirklich mit Zeit ticker. Und da ticker ich den ganzen Monat mit dem Zeiterversuchstool und am Monatsletzten kriegen alle ihre Rechnungen.

Anja

Ah ja, okay, okay. Aber das ist ja auch völlig in Ordnung, wenn man dann genau sieht, ach so, da hat sie 25 Minuten gearbeitet, so und so viel. Ich bin ja schon wieder technikbegeistert. Ein Zeiterfassungstool, also das läuft dann nebenher und dann machst du das an und machst das aus und dann sieht man genau, was du dann abgerechnet hast oder wie? Okay.

Cordula

Genau, ich nutze TimeBuzzer und das ist buchstäblich ein kleiner Buzzer und da kann ich alle Kunden hinterlegen und die haben auch unterschiedliche Farben und dann drehe ich am Rädchen und Buzzer los, wenn ich für den Kunden was mache und Buzzer wieder drauf, wenn diese Tätigkeit fertig ist und drehe zum nächsten Kunden, also weil ich auch so technisches Equipment sehr mag.

Genau. Und dann ist es für jeden Minuten genau abgerechnet. Und in der Tat fragen manchmal welche zu Anfang oder andere, die nicht mit einer VA zusammenarbeiten. Aber wo ist denn da, wie kann man da vertrauen oder woher weiß ich, dass richtig abgerechnet wird? Und da denke ich immer, in der Werkstatt oder wenn ich jemanden für meinen Kühlschrank hole, kontrolliere ich ja auch nicht, ist die abgerechnete Zeit das, was die Person wirklich gemacht hat? Und wir sind ja alles Dienstleister. Also würde irgendeiner meiner Kunden das Gefühl haben, ich betuppe ihn mit der Zeit, dann würde er ja einfach die Zusammenarbeit mit mir aufhören. Also es wäre, ich könnte es mir gar nicht erlauben, zu betuppen. Deswegen finde ich die Frage immer ein bisschen orig, weil als Dienstleister muss man ja ehrlich sein, damit man für immer Kunden hat.

Anja

Ja, aber das ist natürlich dann häufig, also ich sag mal, ich komme ja aus dem Führungskräftecoaching ursprünglich und das ist natürlich so ein bisschen Führungsschwäche, weil Vertrauen ist halt keine Einbahnstraße. Man muss sich ja gegenseitig vertrauen, also ihr müsst euren Kunden ja auch vertrauen, dass sie bezahlen zum Beispiel.

Cordula

Ja. Ja.

Anja

Weil ihr geht ja in Vorleistung und rechnet dann ab irgendwann oder ein Teil wird vielleicht über Vorkasse gemacht. Aber wir müssen ja als Dienstleistende genauso sagen, ich muss dir ja auch vertrauen, dass du mir dann irgendwann das Geld gibst. Am Ende ist es ja das Gleiche.

Das finde ich ganz lustig, weil das sind so Fragen, die habe ich früher, als ich so Marketing oder so offene Arbeiten noch mal zwischendurch auch gemacht habe, habe ich auch bekommen. Wie rechnest du das denn ab? Woher soll ich denn wissen, ob du für den Text jetzt so und so lange oder so und so lange gebraucht hast? Da habe ich gesagt, nee, das weißt du nicht. Musst du mir schon vertrauen. Das ist so.

2183.063

Cordula

Ja. Haha.

Nina

Ja, aber grundsätzlich ist das ja in Unternehmen auch so. Also ich kann ja auch nicht ständig meine Mitarbeiter kontrollieren, wie viel Zeit die jetzt so wirklich in der Kaffeeküche rumhängen, mit der Kollegin nebenan quatschen. Da würde ich sogar vermuten, dass wir als Solo-Selbstständige und Einzelunternehmer zu Hause, dass das eher noch ein bisschen konkreter abgerechnet wird. Wir stoppen halt wirklich die Zeit, die wir wirklich arbeiten und haben ja nicht die Kollegen nebenan, wo dann mal eben eine halbe Stunde verschwatzt wird.

Anja

Jaja, aber da sagst du was. Das wäre jetzt auch genau mein Gedanke gewesen. Na ja, also da gibt es natürlich auch Chefs, die gerne alles von A bis Z durch kontrollieren wollen. Aber am Ende ist es ja so, je schneller wir als Freiberuflerin dabei sind und je schneller wir fertig sind mit irgendwelchen Sachen, dann ist das für uns ja wieder ein Grund, uns wieder zu buchen.

Also umgekehrt wäre es ja ein Grund, uns nicht mehr zu buchen, aber wenn wir schnell fertig sind, dann wären wir ja wieder gebucht und ich will ja nicht bezahlt werden dafür, dass ich jetzt irgendwie, keine Ahnung, mal auf Facebook gucke, was da noch so los ist, ob da noch irgendjemand schreibt. Also ist ja Quatsch.

Nina

Ja. Ja.

Anja

Das stimmt. Ach krass, also ich habe auf jeden Fall echt viel erfahren, also so über die virtuelle, die Welt der virtuellen Assistenz, weil mir war das gar nicht so klar. Ich kenne das natürlich aus meinem, so aus meiner Marketingbrille heraus, kenne ich das natürlich, so dass das Newsletter aufgesetzt werden oder dass ein Podcast aufgesetzt wird oder solche Sachen, aber das zum Beispiel ein CAM-System komplett bedient wird oder was da alles noch dahinter steckt, das war mir alles nicht so klar. Oder auch Rechnung schreiben überhaupt. Da bin ich jetzt auch schon am Überlegen. Rechnung schreiben finde ich auch doof. Ich versuche das auch irgendwie so weit auszulagern wie möglich. Das Geld kriege ich gerne, dass wir uns nicht missverstehen. Geld kriegen finde ich super, aber Rechnung schreiben finde ich ganz, ganz furchtbar. Und wenn man so was auslagern kann, das ist klasse. Ich hatte ja eben schon gesagt, wo man euch findet, also auf jeden Fall auf LinkedIn und ich verlinke eure beiden Homepages auch noch unter diesem Podcast in den Show Notes. Und ja, das war’s letztendlich so von mir. Ich danke euch für eure Zeit und ich gehe mal davon aus, dass ihr demnächst ein paar Anfragen bekommt hier aus der Community.

2340.935

Cordula

Ja, vielen Dank, dass wir Gast sein konnten. Hat total Spaß gemacht. Du hast auch tolle Fragen gestellt.

2346.442

Nina

Ja, das fand ich auch. Danke Anja, war sehr, sehr schön.

2346.698

Anja

Sehr schön! Vielen Dank euch beiden!

Das Interview ist ein Transkript des Content Marketing Podcast – Von unbekannt zu ausgebucht

Cordula findest Du hier: https://www.linkedin.com/in/cordulaleonhardt/

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